Datenschutzerklärung

Welche Daten entstehen, wenn du bestellst

Diese Daten gehören zum Event. Verantwortlich ist der Veranstalter. EventOrder betreibt das Bestellsystem in seinem Auftrag.

• Deine Bestellung: Tisch, Bereich, Getränke, Menge, Preis, Uhrzeiten (bestellt, bezahlt, fertig, gebracht) und Status.
  Wozu: damit deine Getränke richtig zubereitet, kassiert und an deinen Tisch gebracht werden.
  Wer sieht es: Kellner*innen, Bar, Austräger*innen und das Organisationsteam.
• Deine Anmerkung (freiwillig): dein Text, z. B. „ohne Eis“.
  Wozu: damit die Bar deinen Wunsch berücksichtigt.
  Wer sieht es: die Bar und die Kellner*innen.
• „Servicekraft rufen“: Tisch, Uhrzeit und die zuständige Kellner*in.
  Wozu: damit jemand zu deinem Tisch kommt.
  Wer sieht es: das Personal und das Organisationsteam.

Warum darf der Veranstalter das? Die Rechtsgrundlage legt der Veranstalter fest. Für die Bestellung und die Anmerkung ist das dein Kauf beim Veranstalter (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für den Service-Ruf ist es sein berechtigtes Interesse an einem geordneten Service (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Bitte schreib keine Namen, Telefonnummern oder Gesundheitsangaben in die Anmerkung. Auch Allergien sind Gesundheitsangaben. Sag so etwas lieber direkt dem Personal.

Was EventOrder selbst verarbeitet

Ein paar Dinge macht EventOrder selbst, nicht der Veranstalter. Dafür sind wir verantwortlich.

• Die Verbindung deines Handys. Jedes Handy hat im Internet eine Adresse. Sie heißt IP-Adresse. Unsere Server brauchen sie, um dir die Seite zu schicken. Auch die Live-Anzeige deiner Bestellung läuft darüber. Unsere Dienstleister schreiben dabei Protokolle. Vercel löscht sie nach höchstens 1 Tag, Supabase nach höchstens 7 Tagen.
  Wozu: damit die Seite funktioniert und wir Fehler und Angriffe erkennen.
• Schutz vor Fake-Rufen. Drückst du „Servicekraft rufen“, zählen wir kurz mit. So kann niemand das Personal mit Rufen überhäufen. Deine IP-Adresse speichern wir dafür nicht. Wir speichern nur einen Prüfwert, der daraus berechnet wird. Man nennt ihn Hash. Die IP-Adresse ist darin nicht lesbar gespeichert. Der Prüfwert wird nur kurz zum Zählen genutzt und spätestens 90 Tage nach dem Event gelöscht.
• Messung der Ladezeit. Wir messen, wie schnell die Bestellseite lädt. Dafür nutzen wir Vercel Speed Insights. Es setzt keine Cookies. Aus der Seitenadresse, die an Vercel gemeldet wird, entfernen wir vorher Tisch und Event. Mehr dazu und dein Widerspruchsrecht: Messung.

Warum dürfen wir das? Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, dass das Bestellsystem sicher, stabil und schnell läuft (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Was auf deinem Handy gespeichert wird

Die Bestellseite speichert zwei Dinge auf deinem Handy:

• eine Liste deiner Bestellungen von diesem Handy: Kennung der Bestellung, Status und Uhrzeit, kein Name. Damit siehst du sie auch nach dem Neuladen.
• ob die Seite hell oder dunkel angezeigt wird.

Solange der Browser-Tab offen ist, merkt sich die Seite außerdem deinen Warenkorb, wenn du den Tisch wechselst. Und sie merkt sich, dass du die Servicekraft schon gerufen hast und welche Bestellungen du aufgeklappt hast. Das verschwindet, wenn du den Tab schließt.

Es gibt keine Cookies. Die Liste und die Hell/Dunkel-Einstellung bleiben, bis du sie löschst. Das geht in den Einstellungen deines Browsers, meist unter „Websitedaten löschen“. Alle Einträge findest du unter Cookies und Speicher im Browser.

Wie lange

• Bestellungen, Anmerkungen und Service-Rufe: 90 Tage nach dem Event gelöscht. Danach können Reste noch höchstens 7 Tage in Sicherungskopien der Datenbank stehen.
• Was übrig bleibt: nur die Anzahl der Bestellungen des Events. Ohne Tisch, Uhrzeit, Getränke oder Anmerkungen. Wir brauchen sie 7 Jahre für die Abrechnung mit dem Veranstalter.
• Protokolle: höchstens 1 Tag bei Vercel, höchstens 7 Tage bei Supabase.
• Prüfwert beim Service-Ruf: nur für kurze Zeit, spätestens mit den Event-Daten nach 90 Tagen.
• Auf deinem Handy: bis du die Einträge löschst.

Wen du fragen kannst und deine Rechte

Frag am besten den Veranstalter. Seine Kontaktdaten stehen in seiner Datenschutzinformation, zum Beispiel auf der Tischkarte. Du kannst auch uns schreiben: info@eventorder.app. Fragen zu Bestellungen und Service-Rufen leiten wir an den Veranstalter weiter. Fragen zu Protokollen, Messung und dem Schutz vor Fake-Rufen beantworten wir selbst.

Du kannst fragen, was über dich gespeichert ist. Du kannst Fehler korrigieren und Daten löschen lassen. Du musst nichts begründen, und es kostet nichts.

Wir kennen deinen Namen nicht. Nenn uns deshalb das Event, deinen Tisch und die ungefähre Uhrzeit. Dann suchen wir gemeinsam mit dem Veranstalter.

Du bist noch nicht 18? Du kannst diese Rechte selbst nutzen. Deine Eltern können dir dabei helfen. Bist du jünger als 14, können sie die Fragen auch für dich stellen.

Alle Rechte im Detail: Deine Rechte.

Welche Daten es über dich gibt

Die Daten stammen zum Teil vom Veranstalter (Name, Rolle, Bar, Bereiche, Schichten). Der Rest entsteht, während du mit dem System arbeitest.

• Dein Zugang: Vor- und Nachname, Rolle (z. B. Kellner*in), Bar, zugeteilte Bereiche oder Tische, Zeitpunkt deiner ersten Anmeldung.
  Wozu: damit du dich anmelden kannst und die richtigen Bestellungen siehst.
  Wer sieht es: das Organisationsteam (Admin). Die Barchef*in deiner Bar sieht dein Team: Name, Rolle, ob du gesperrt bist und seit wann du angemeldet bist.
• Dein persönlicher Zugangscode: Du bekommst ihn vom Veranstalter auf einem Zugangsblatt mit deinem Namen und einem QR-Code. Im System steht der Code nur als Prüfwert (Hash). Der Code selbst ist darin nicht lesbar gespeichert. Gespeichert werden auch der Zeitpunkt der Ausgabe sowie die erste und letzte Nutzung. Für eine Anmeldung auf einem weiteren Gerät gibt es eine 6-stellige Bestätigungszahl. Sie gilt nur wenige Minuten.
  Wozu: sichere Anmeldung ohne Passwort.
  Wer sieht es: den Code selbst niemand. Ausgabe und Nutzung sieht der Admin. Erlaubt der Veranstalter es, kann auch die Barchef*in deiner Bar Zugänge neu ausgeben und Bestätigungszahlen bestätigen.
• Anmeldeprotokoll: Zeitpunkt, wenn du einen Code einlöst oder eine Bestätigungszahl nutzt. Außerdem wird protokolliert, wer dir einen Zugang ausgegeben, eine Bestätigungszahl bestätigt oder ein Zugangsblatt gedruckt hat.
  Wozu: nachvollziehen, wer wann Zugang bekommen hat.
  Wer sieht es: Der Admin sieht „Angemeldet seit …“. IP-Adresse und Gerät (Browser-Kennung, „User-Agent“), die dabei ebenfalls gespeichert werden, verarbeiten wir als EventOrder selbst: Was EventOrder selbst verarbeitet. Die App zeigt sie niemandem an.
• Deine Sitzung: ein Sitzungs-Cookie und ein Eintrag im Browserspeicher deines Handys (mit deinem angezeigten Namen und deiner Rolle). Auf dem Server liegt die Sitzung nur als Prüfwert.
  Wozu: damit du angemeldet bleibst. Details: Cookies.
• Deine Arbeit an Bestellungen: wer eine Bestellung aufgenommen, kassiert, storniert, zubereitet oder gebracht hat und wer als Barchef*in mitgeholfen hat – jeweils mit Uhrzeit. Bei Barchef*innen auch, wer ein Getränk ausgeblendet hat. Bei Service-Rufen: wer zuständig war.
  Wozu: damit der Ablauf funktioniert und am Ende das Bargeld stimmt.
  Wer sieht es: der Admin; Kolleg*innen, die an derselben Bestellung arbeiten; die Barchef*in deiner Bar.
• Dienst und Schicht: deine Schicht, Dienstbeginn und -ende, warum der Dienst geendet hat, der Zeitpunkt deiner letzten Aktivität und Übergaben an Kolleg*innen.
  Wozu: Offene Bestellungen werden automatisch übergeben. Das passiert nur, wenn drei Dinge zutreffen: Deine Schicht ist vorbei, du warst mindestens 10 Minuten nicht aktiv, und eine Kolleg*in kann übernehmen.
  Wer sieht es: Der Admin sieht Schicht, Dienstzeiten, Übergaben und Warnhinweise zur Inaktivität. Die Barchef*in sieht deinen Dienststatus und Warnhinweise (z. B. „inaktiv, nicht übergeben“). Die genaue Uhrzeit deiner letzten Aktivität sehen beide nicht.
• Kassenabschluss und Statistik: Summe und Anzahl deiner kassierten Bestellungen, Übergaben, einzelne Bestellungen mit Zeit und Tisch; in der Statistik der Umsatz je Kellner*in.
  Wozu: Abrechnung des Bargelds mit dem Veranstalter.
  Wer sieht es: der Admin. Deinen eigenen Kassenabschluss siehst auch du.
• Deine Telefonnummer als Barchef*in (freiwillig): Du trägst sie selbst ein und kannst sie jederzeit selbst löschen.
  Wozu: Die Barkeeper*innen deiner Bar können dich anrufen.
  Wer sieht es: nur die Barkeeper*innen deiner Bar – und nur, solange du und sie im Dienst seid.

Warum der Veranstalter das darf

Die Rechtsgrundlage legt der Veranstalter fest. Hilfst du ehrenamtlich mit, ist es sein berechtigtes Interesse an einem geordneten Ablauf und an einer richtigen Bargeldabrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bist du beim Veranstalter angestellt, ist es dein Arbeitsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Deine Telefonnummer als Barchef*in gibst du freiwillig an.

Du musst nichts „zustimmen“. Der Datenschutz-Hinweis beim Anmelden ist nur eine Information. Wir haben das System so gebaut, dass keine Einwilligung nötig ist.

Musst du Daten angeben? Ohne deinen Zugang, den der Veranstalter anlegt, kannst du im Bestellsystem nicht arbeiten. Die Telefonnummer ist freiwillig.

Was EventOrder selbst verarbeitet

Einige Daten verarbeiten wir als EventOrder selbst. Dafür sind wir verantwortlich:

• IP-Adresse und Gerät im Anmeldeprotokoll. Wir speichern sie, wenn du einen Code einlöst oder eine Bestätigungszahl nutzt. Wir erkennen damit, ob jemand einen fremden Zugang benutzt. Die App zeigt sie niemandem an. Wir löschen sie 30 Tage nach dem Event.
• Zähler gegen zu viele Anmeldeversuche. Beim Einlösen eines Codes zählen wir kurz, wie oft es von einer IP-Adresse versucht wird. Die Zähler werden nur kurz genutzt und spätestens 90 Tage nach dem Event gelöscht.
• Die Verbindung deines Handys mit den Server-Protokollen von Vercel (höchstens 1 Tag) und Supabase (höchstens 7 Tage).
• Messung der Ladezeit auf den Personalseiten mit Vercel Speed Insights, ohne Cookies. Besuche zählen wir auf den Personalseiten nicht. Mehr dazu: Messung.

Warum dürfen wir das? Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, deinen Zugang und das System vor Missbrauch zu schützen und stabil zu betreiben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Telefonnummern von Helfer*innen (Kontakt-Knöpfe)

Dieser Teil ist für dich, wenn deine Nummer bei einem Kontakt-Knopf an einer Bar hinterlegt ist. Er ist auch für das Bar-Personal.

Der Veranstalter kann für eine Bar Kontakt-Knöpfe anlegen, z. B. „Wechselgeld“ oder „Getränke“. Dafür trägt er Telefonnummern oder WhatsApp-Gruppenlinks von Helfer*innen ein. Diese Helfer*innen müssen selbst nicht im System angemeldet sein.

• Woher: Der Veranstalter trägt die Nummer ein. Er hat sie von dir oder aus seiner Helfer-Gruppe.
• Wozu: Die Barchef*in kann dich bei Bedarf anrufen, dir eine SMS schreiben oder WhatsApp öffnen.
• Wer sieht es: die Barchef*innen dieser Bar – bei Nummern, die für alle Bars gelten, die Barchef*innen aller Bars –, jeweils während ihres Dienstes, und das Organisationsteam (Admin) des Veranstalters. Barkeeper*innen sehen die Nummern nicht.
• WhatsApp: Tippt jemand auf einen WhatsApp-Knopf, geht die Nummer an WhatsApp (Meta). Ab dann gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp. Ein Gruppenlink ist ein Einladungslink: Wer ihn antippt, kann der Gruppe beitreten.
• Wie lange: Die Nummern werden 30 Tage nach dem Event gelöscht.

Verantwortlich ist der Veranstalter. Er muss dich darüber informieren. Fragen und die Bitte um Löschung richtest du an ihn oder an uns: info@eventorder.app.

Wie lange

• Deine Telefonnummer als Barchef*in: gelöscht 6 Stunden nach Eventende (das System prüft stündlich). So lange kannst du mit deiner Bar noch offene Bestellungen abarbeiten. Sofort gelöscht, wenn du nicht mehr Barchef*in dieser Bar bist oder wenn du sie selbst löschst.
• 30 Tage nach dem Event: Dein Name wird durch eine Bezeichnung wie „Kellner*in 3“ ersetzt. Gelöscht werden: Zugangscodes, Bestätigungszahlen, IP-Adresse und Gerät im Anmeldeprotokoll, der Zeitpunkt deiner letzten Aktivität und die Kontakt-Knöpfe.
• 90 Tage nach dem Event: Alles Übrige ist gelöscht – Bestellungen, Dienstzeiten, Übergaben, Kassenabschlüsse, der Rest des Anmeldeprotokolls (nur noch Uhrzeiten), Sitzungsdaten und dein Eintrag im System.
• Sicherungskopien: Nach der Löschung können Reste noch höchstens 7 Tage in Sicherungskopien der Datenbank stehen.
• Deine Sitzung: endet, wenn du dich abmeldest. Sonst meldet dich das System automatisch ab: 6 Stunden nach dem Ende des Events, frühestens aber 10 Stunden nach deiner Anmeldung.

Löscht der Veranstalter dich schon vorher aus dem Team, wird dein Name sofort ersetzt.

Wen du fragen kannst und deine Rechte

Am schnellsten geht es beim Veranstalter. Du kannst auch uns schreiben: info@eventorder.app. Fragen zu deinen Event-Daten leiten wir unverzüglich an den Veranstalter weiter und helfen ihm beim Antworten. Fragen zu IP-Adresse und Gerät im Anmeldeprotokoll, zu Protokollen und zur Messung beantworten wir selbst.

Das kannst du verlangen:

• Sagt mir, was ihr über mich gespeichert habt, und gebt mir eine Kopie.
• Korrigiert, was falsch ist.
• Löscht meine Daten. Manche Daten braucht der Veranstalter noch, etwa für die Bargeldabrechnung. Dann sagt er dir, warum und bis wann.
• Hört auf, meine Daten für einen bestimmten Zweck zu nutzen (Widerspruch).

Eine kurze E-Mail genügt, z. B.: „Bitte löscht meine Telefonnummer.“ Du musst nichts begründen, außer beim Widerspruch. Es kostet nichts. Du bekommst innerhalb eines Monats eine Antwort.

Du bist noch nicht 18? Du kannst diese Rechte selbst nutzen. Deine Eltern können dir dabei helfen. Bist du jünger als 14, können sie die Fragen auch für dich stellen.

Alle Rechte im Detail: Deine Rechte.

Vertrag, Einrichtung und Abrechnung

• Vertrag und Einrichtung des Events:
  Daten: Name des Veranstalters (z. B. Verein, Schule, Komitee); Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Ansprechperson; Rechnungsanschrift; Name, Datum und Code des Events; Logo; interne Notizen zur Betreuung (z. B. „Rückruf am Montag“, „Logo folgt“).
  Woher: von dir oder von dem Veranstalter, für den du handelst.
  Wozu: Abschluss und Erfüllung des Vertrags, Einrichtung des Events, Kommunikation zum Event.
  Rechtsgrundlage: der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bist du nicht selbst Vertragspartner, sondern Ansprechperson: unser berechtigtes Interesse, mit dem Vertragspartner zu kommunizieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
  Wie lange: im System 90 Tage nach dem Event. E-Mails zum Vertrag bis 3 Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung, um Ansprüche abzuwehren oder durchzusetzen. Länger nur, wenn ein Streitfall anhängig ist.
• Abrechnung und Buchhaltung:
  Daten: Vertragspartner, Rechnungsanschrift, Rechnungsbeträge, Zahlungsdaten der Überweisung und die Anzahl der Bestellungen je Event (ohne Bezug zu Gästen oder Personal).
  Rechtsgrundlage: der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unsere gesetzliche Aufbewahrungspflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 132 Abs. 1 Bundesabgabenordnung).
  Wie lange: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres. Länger nur, solange ein Abgabenverfahren anhängig ist.

E-Mails mit dir können Namen deines Personals enthalten, wenn du sie uns mitteilst. Für sie gilt die Frist für E-Mails zum Vertrag.

Empfänger: unsere Dienstleister (Empfänger), bei Zahlungen die beteiligten Banken, die Abgabenbehörden, soweit das Gesetz es verlangt, und eine zur Verschwiegenheit verpflichtete Steuerberatung, wenn wir eine beauftragen.

Musst du Daten angeben? Ohne Kontaktdaten können wir keinen Vertrag schließen und kein Event einrichten. Rechnungsdaten müssen wir aus steuerlichen Gründen erfassen.

Admin-Konto

Für die Verwaltung des Events bekommst du ein Admin-Konto.

• Daten: Vor- und Nachname, Benutzername, Passwort (nur als Hash gespeichert, nicht im Klartext), Kontakt-E-Mail, Zeitpunkt der ersten Anmeldung, Fortschritt im Einführungs-Tutorial. Außerdem ein Protokoll, wann du Zugänge ausgegeben, Bestätigungszahlen bestätigt oder Zugangsblätter gedruckt hast (ohne IP-Adresse). Die Einstellung hell oder dunkel liegt nur auf deinem Gerät.
• Wozu: Anmeldung und Verwaltung des Events.
• Rechtsgrundlage: der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bist du nicht selbst Vertragspartner, sondern arbeitest für ihn im Admin-Bereich: unser berechtigtes Interesse, dem Veranstalter den vereinbarten Zugang bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Wie lange: 90 Tage nach dem Event. Die Sitzung endet beim Abmelden, spätestens nach 24 Stunden.

Bei der Anmeldung zählen wir Fehlversuche mit IP-Adresse und Benutzername (Missbrauchsschutz). Ein Admin-Passwort setzen wir nur nach Rücksprache mit der Ansprechperson aus dem Vertrag zurück.

Im Admin-Bereich messen wir Ladezeiten und zählen Besuche, ohne Cookies (Messung).

Erinnerungs-E-Mails

Ist die Vorbereitungs-Checkliste deines Events kurz vor Beginn noch nicht vollständig, schicken wir 24 Stunden und 3 Stunden vor Beginn eine Erinnerung an die hinterlegte Kontakt-E-Mail-Adresse.

• Inhalt: Name und Beginn des Events, die offenen Punkte der Checkliste und ein Link zum Admin-Bereich. Keine Daten von Gästen oder Personal.
• Wozu: damit dein Event reibungslos startet. Das gehört zu unserer vertraglichen Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Versand: über den Dienstleister Resend. Resend speichert Versandprotokolle und Inhalte 30 Tage.
• Wie lange: Der Vermerk „Erinnerung gesendet“ enthält keine Personendaten und wird mit den Event-Daten nach 90 Tagen gelöscht.

Event-Daten und Auftragsverarbeitung

Für die Daten deines Events bist du verantwortlich. Wir sind dein Auftragsverarbeiter. Die Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag: unsere Weisungsbindung, Vertraulichkeit, Sicherheitsmaßnahmen, unsere Dienstleister, die Unterstützung bei Anfragen und die Löschung nach 90 Tagen. Auf Event-Daten greifen wir nur zu, wenn es für den Betrieb, für die Behebung einer Störung oder auf deine Weisung nötig ist.

Im Vertrag legen wir auch offen, welche Daten wir selbst verarbeiten: Server-Protokolle, Missbrauchsschutz, IP-Adresse und Gerät im Anmeldeprotokoll, die Messung von Ladezeiten und Besuchen und die Anzahl der Bestellungen für die Abrechnung (Unsere zwei Rollen). Diese Daten geben wir nicht an dich weiter. Aus dem Anmeldeprotokoll siehst du nur, seit wann jemand angemeldet ist und wer Zugänge ausgegeben hat – nicht IP-Adresse und Gerät.

Deine Aufgaben: Du musst deine Gäste, dein Personal und die Helfer*innen mit Kontakt-Knopf informieren. Wir stellen dir dafür ein Muster zur Verfügung. Brauchst du Kassenabschlüsse länger als 90 Tage, etwa für eure Rechnungsprüfung, sichere sie vorher selbst, z. B. als Ausdruck.

Kontaktformular

Wenn du uns über das Kontaktformular auf /kontakt schreibst, verarbeiten wir deine Angaben, um deine Anfrage zu beantworten.

• Daten: Name, E-Mail-Adresse und Nachricht (Pflichtfelder); Schule, Verein oder Organisation (freiwillig).
• Ablauf: Das Formular wird über den Versanddienst Resend als E-Mail an unser Postfach bei Zoho Mail geschickt. Du bekommst über Resend eine Kopie deiner Anfrage als Eingangsbestätigung an die angegebene Adresse.
• Rechtsgrundlage: Zielt deine Anfrage auf einen Vertrag, sind es vorvertragliche Maßnahmen auf deine Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sonst ist es unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Wie lange: Deine Anfrage wird nicht in unserer Datenbank gespeichert. Die E-Mails in unserem Postfach löschen wir 6 Monate nach Abschluss der Anfrage. Entsteht ein Vertrag, gilt Für Veranstalter. Resend speichert Versandprotokolle und Inhalte 30 Tage.

Ohne Name, E-Mail-Adresse und Nachricht können wir nicht antworten. Deshalb lässt sich das Formular ohne sie nicht absenden. Du kannst uns stattdessen auch direkt eine E-Mail schreiben.

E-Mail und Telefon

Schreibst du uns eine E-Mail oder rufst du an, verarbeiten wir deine Kontaktdaten und den Inhalt deiner Nachricht, um dein Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist bei Anfragen zu einem Vertrag Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). E-Mails verwalten wir über Zoho Mail. Wir löschen sie 6 Monate nach Abschluss der Anfrage. Entsteht ein Vertrag, gilt Für Veranstalter.

Produktpräsentation per E-Mail

Auf deinen Wunsch schicken wir dir unsere Produktpräsentation als PDF per E-Mail.

• Daten: deine E-Mail-Adresse und der Zeitpunkt des Versands.
• Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahme auf deine Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Versand: über unser Postfach bei Zoho Mail. Die Präsentation wird bei unserem Hosting-Anbieter Vercel erzeugt. Sie enthält keine Daten über dich.
• Wie lange: Deine Adresse wird nicht in unserer Datenbank gespeichert und nicht für Werbung verwendet. Deine Anfrage und E-Mails dazu in unserem Postfach löschen wir 6 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern kein Vertrag entsteht.

Hosting und Server-Protokolle

Rufst du eine Seite auf, schickt dein Browser automatisch technische Daten an unseren Hosting-Anbieter Vercel. Nur so kann die Seite angezeigt werden. Die Bestellseiten und Personalseiten halten zusätzlich eine Live-Verbindung zu unserer Datenbank bei Supabase.

• Daten bei Vercel: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem (User-Agent), die Seite, von der du kommst (Referrer), sowie technische Fehlermeldungen unserer Server-Funktionen.
• Daten bei Supabase: Protokolle der Verbindungen zur Datenbank, einschließlich der IP-Adresse aus der Live-Verbindung.
• Wozu: Auslieferung der Seiten, Fehlersuche und Abwehr von Angriffen.
• Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Wie lange: Vercel löscht die Server-Protokolle nach höchstens 1 Tag, Supabase nach höchstens 7 Tagen.

Unsere eigenen Fehlermeldungen enthalten keine Namen, E-Mail-Adressen, Passwörter oder IP-Adressen. Bei Datenbankfehlern schreiben wir die technische Fehlermeldung der Datenbank mit ins Protokoll.

Schriftarten liefern wir selbst aus. Beim Aufruf unserer Seiten entsteht keine Verbindung zu Google oder anderen Schriftarten-Anbietern.

Messung von Ladezeiten und Besuchen

Wir wollen wissen, ob unsere Seiten schnell genug laden. Das ist vor allem am Ballabend wichtig: Langsame Seiten stören dann Bestellungen und Service. Auf unserer Website wollen wir außerdem wissen, wie oft sie besucht wird. Dafür nutzen wir zwei Dienste von Vercel Inc.:

• Vercel Speed Insights misst Ladezeiten. Es läuft auf allen Seiten – außer auf der Seite zum Einlösen persönlicher Zugangscodes.
• Vercel Web Analytics zählt Besuche. Es läuft nur auf unseren öffentlichen Website-Seiten (Startseite, Kontakt, Impressum, Datenschutz) und im Admin-Bereich. Auf den Bestellseiten der Gäste, auf den Personalseiten, auf der Anmeldeseite und auf der Seite zum Einlösen persönlicher Zugangscodes zählen wir keine Besuche.

Was erfasst wird:

• Speed Insights: aufgerufene Seite, Ladezeiten und andere Leistungswerte, Geschwindigkeit der Internetverbindung, Browser, Gerätetyp, Betriebssystem, Land.
• Web Analytics: Zeitpunkt, aufgerufene Seite, die Seite, von der du kommst, ungefährer Standort (Land, Region, Stadt – aus der IP-Adresse abgeleitet), Betriebssystem, Browser, Gerätetyp.

Wie wir deine Privatsphäre schützen:

• Beide Dienste setzen keine Cookies und legen keine Kennung in deinem Browser ab. Die Leistungswerte werden nur während des Seitenaufrufs erfasst und zusammen mit der aufgerufenen Seite an Vercel übertragen.
• Bevor Messdaten gesendet werden, bearbeiten wir die Seitenadresse, die an Vercel gemeldet wird: Wir entfernen alles nach ? und # und ersetzen Kennungen wie Tisch-, Event- oder Bestellnummern durch Platzhalter. Wir werten die Daten nicht nach Tischen, Events oder Personen aus.
• Nach Angaben von Vercel wird für Web Analytics aus deinem Seitenaufruf ein Prüfwert gebildet, um Besuche zu zählen. Er wird nach 24 Stunden verworfen. Du wirst nicht über mehrere Tage oder über verschiedene Websites hinweg wiedererkannt.
• Wir verknüpfen die Messdaten nicht mit Bestellungen, Personal- oder Kundendaten. Veranstalter erhalten sie nicht.

Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es besteht darin, Ladezeiten und Fehler zu erkennen, das System am Ballabend stabil zu halten und die Nutzung unserer Website zu verstehen. Unsere Abwägung mit deinen Interessen haben wir dokumentiert. Eine Zusammenfassung bekommst du auf Anfrage.

Wie lange: Der Prüfwert für die Besuchszählung wird nach Angaben von Vercel nach 24 Stunden verworfen. Danach bleiben die Messwerte nur als Statistik ohne IP-Adresse und ohne Kennung in unserem Vercel-Projekt, längstens 24 Monate.

Anbieter, Serverstandort und Übermittlung in die USA: Empfänger und Drittländer.

Dein Widerspruchsrecht

Du kannst der Messung jederzeit widersprechen. Das gilt für Gründe, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). So geht es heute:

1. Schreib uns an info@eventorder.app. Die Messung erkennt dich nicht wieder. Wir können sie deshalb nicht nur für dich abschalten. Nach deinem Widerspruch beenden wir die Messung auf den betroffenen Seiten. Das gilt nur dann nicht, wenn wir zwingende Gründe nachweisen können, die schwerer wiegen als deine. Du bekommst innerhalb eines Monats eine Antwort.
2. Blockiere die Messung selbst. Du kannst in deinem Browser einen Inhaltsblocker nutzen, der Mess-Skripte unterdrückt. EventOrder funktioniert auch ohne diese Skripte.

Schutz vor Missbrauch

Wir schützen das System vor automatisierten Angriffen, z. B. vor dem Ausprobieren von Passwörtern oder Zugangscodes und vor massenhaften Service-Rufen. Dafür zählen wir kurz, wie oft eine Aktion versucht wird:

• Anmeldung im Admin-Bereich: IP-Adresse und eingegebener Benutzername, Zähler und Zeitfenster.
• Einlösen von Zugangscodes: IP-Adresse, Zähler und Zeitfenster.
• Service-Rufe von Gästen: ein Prüfwert (Hash), der aus der IP-Adresse berechnet wird, und der Tisch. Die IP-Adresse ist darin nicht lesbar gespeichert.
• Ausgeben von Zugängen und Versand unserer Präsentation: nur interne Kennungen von Personen und Events, keine IP-Adresse.

Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Systems und am Schutz der Konten vor Übernahme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wie lange: Jeder Zähler gilt nur für ein kurzes Zeitfenster. Danach wird er nicht mehr verwendet, und das System löscht abgelaufene Zähler im laufenden Betrieb automatisch. Spätestens löschen wir sie 90 Tage nach dem jeweiligen Event, Zähler ohne Bezug zu einem Event 90 Tage nach dem Anmeldeversuch.

Empfänger und Dienstleister

Wir verkaufen deine Daten nicht und nutzen sie nicht für Werbung. Empfänger deiner Daten sind nur die folgenden Dienstleister und die weiter unten genannten Stellen. Die Dienstleister arbeiten in unserem Auftrag. Bei Event-Daten sind sie Unterauftragsverarbeiter im Auftrag des Veranstalters. Sie sind vertraglich zu Vertraulichkeit und Datensicherheit verpflichtet. Mit allen haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

• Vercel Inc., USA
  Wofür: Hosting der Website und des Bestellsystems, Server-Funktionen, Server-Protokolle, Speed Insights und Web Analytics.
  Serverstandort: Die Server-Funktionen laufen in Dublin (Irland). Die Seiten werden über das weltweite Netz von Vercel ausgeliefert.
• Supabase Inc., USA
  Wofür: Datenbank und Live-Verbindung (Aktualisierung von Bestellungen in Echtzeit).
  Serverstandort: Irland (EU).
• Plus Five Five, Inc. (Resend), USA
  Wofür: Versand der E-Mails aus dem System: Kontaktformular mit Eingangsbestätigung und Erinnerungs-E-Mails an Veranstalter.
  Serverstandort: USA.
• Zoho Corporation GmbH, Düsseldorf, Deutschland
  Wofür: unser Geschäfts-E-Mail-Postfach und der Versand der Produktpräsentation.
  Serverstandort: Rechenzentren im Europäischen Wirtschaftsraum.

Weitere Empfänger, nur soweit nötig: Banken (Zahlungen), Abgabenbehörden (gesetzliche Pflichten) und eine zur Verschwiegenheit verpflichtete Steuerberatung, wenn wir eine beauftragen. Bei Event-Daten ist der Veranstalter Verantwortlicher; er sieht die Daten seines Events.

Wie die Übermittlung in die USA abgesichert ist, steht unter Drittländer.

Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Wo deine Daten liegen: Die Datenbank mit allen Event-Daten liegt in Irland (EU). Die Server-Funktionen laufen ebenfalls in Irland. Unser Postfach bei Zoho liegt in Rechenzentren im Europäischen Wirtschaftsraum. E-Mails aus dem System verschickt Resend über Server in den USA.

Anbieter mit Sitz in den USA: Vercel, Supabase und Resend sind US-Firmen. Auch wenn ihre Server in der EU stehen, können diese Firmen und ihr Support von außerhalb der EU auf Daten zugreifen. US-Behörden können nach US-Recht von US-Firmen die Herausgabe von Daten verlangen – auch von Daten, die in der EU gespeichert sind. Deshalb sichern wir jede Übermittlung ab:

• EU-Standardvertragsklauseln: Vercel, Supabase und Resend haben mit uns die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Für Supabase sind sie die Grundlage der Übermittlung.
• EU-US Data Privacy Framework: Vercel und Resend sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für zertifizierte Firmen hat die EU-Kommission festgestellt, dass sie Daten angemessen schützen (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO). Supabase ist nicht zertifiziert. Dort gelten die Standardvertragsklauseln.
• Zoho: Zoho speichert unsere E-Mails im Europäischen Wirtschaftsraum. Für Support-Zugriffe von Zoho-Gesellschaften in Indien und für Unterauftragsverarbeiter außerhalb des EWR sichert Zoho uns vertraglich eine Übermittlungsgrundlage nach Art. 44 ff. DSGVO zu.

Eine Kopie dieser Garantien bekommst du auf Anfrage an info@eventorder.app.

Speicherdauer im Überblick

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den Zweck nötig ist oder das Gesetz es verlangt. Hier alle Fristen, sortiert nach Dauer:

• Solange der Browser-Tab offen ist: Warenkorb beim Tischwechsel, Merker für den Service-Ruf, auf- oder zugeklappte Bereiche im Admin-Bereich.
• Wenige Minuten: das Cookie access_poll beim Anmelden mit Bestätigungszahl.
• 24 Stunden: der Prüfwert für die Besuchszählung (nach Angaben von Vercel); die Admin-Sitzung.
• höchstens 1 Tag: Server-Protokolle bei Vercel.
• höchstens 2 Tage: Bestätigungszahlen (nur wenige Minuten gültig, danach automatisch gelöscht).
• höchstens 7 Tage: Protokolle bei Supabase; Sicherungskopien der Datenbank.
• Nur für ein kurzes Zeitfenster: Zähler für den Missbrauchsschutz einschließlich des Prüfwerts beim Service-Ruf. Das System löscht abgelaufene Zähler im laufenden Betrieb, spätestens löschen wir sie 90 Tage nach dem Event, Zähler ohne Bezug zu einem Event 90 Tage nach dem Anmeldeversuch.
• Personal-Sitzung: bis zum Abmelden, sonst 6 Stunden nach Eventende, frühestens 10 Stunden nach der Anmeldung.
• 6 Stunden nach Eventende: die Telefonnummer der Barchef*in.
• 30 Tage: E-Mail-Versandprotokolle und -Inhalte bei Resend.
• 30 Tage nach Eventende: Namen des Personals werden ersetzt. Gelöscht werden Zugangscodes, IP-Adresse und Gerät im Anmeldeprotokoll, der Zeitpunkt der letzten Aktivität und die Kontakt-Knöpfe.
• 90 Tage nach Eventende: alle übrigen Event-Daten im Bestellsystem – Bestellungen, Anmerkungen, Service-Rufe, Dienstzeiten, Übergaben, Kassenabschlüsse, Anmeldeprotokolle, Sitzungsdaten, Einträge des Personals, das Admin-Konto sowie Kontaktdaten und Notizen zum Veranstalter.
• 6 Monate nach Abschluss: Kontaktanfragen und Präsentations-E-Mails in unserem Postfach, wenn kein Vertrag entsteht.
• 24 Monate: die Mess-Statistik ohne IP-Adresse und ohne Kennung.
• 3 Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung: E-Mails zum Vertrag, länger nur bei einem anhängigen Streitfall.
• 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres: Rechnungen, Buchhaltungsunterlagen und die Anzahl der Bestellungen je Event (ohne Bezug zu Gästen oder Personal); länger nur, solange ein Abgabenverfahren anhängig ist.
• Bis du sie löschst: Einstellungen und die Bestellliste im Speicher deines Browsers. Der Anmeldeeintrag des Personals wird beim Abmelden entfernt, sonst beim nächsten Aufruf nach Ablauf der Sitzung.

Fehlt bei einem Event das Enddatum, gilt der Tag nach dem Beginn als Ende. Nach der Löschung können Reste noch höchstens 7 Tage in Sicherungskopien stehen.

Cookies und Speicher im Browser

Wir verwenden keine Werbe- oder Tracking-Cookies. Die folgenden Einträge sind technisch notwendig oder speichern eine Einstellung, die du selbst gewählt hast. Für diese Einträge ist keine Einwilligung nötig, weil sie für den Dienst, den du nutzen willst, unbedingt erforderlich sind (§ 165 Abs. 3 Telekommunikationsgesetz 2021). Gäste bekommen keine Cookies.

Cookies – nur für angemeldetes Personal und Admins:

• staff_session – hält Personal oder Admin angemeldet. Zufällige Kennung; auf dem Server nur als Hash gespeichert. Dauer: Personal bis 6 Stunden nach Eventende, mindestens 10 Stunden; Admin 24 Stunden; jeweils bis zum Abmelden.
• access_poll – kurzzeitige Kennung, während ein Gerät auf die Bestätigung der Anmeldung wartet.
  Dauer: wenige Minuten.

Lokaler Speicher (localStorage) – bleibt auf deinem Gerät, bis du ihn löschst:

• maturaball_session – Anzeige der Personal- oder Admin-Oberfläche: Rolle, angezeigter Name, Event, Bar, Bereiche, Ablaufzeit. Die Berechtigung prüft immer der Server. Dauer: bis zum Abmelden oder Ablauf der Sitzung.
• admin-theme – Darstellung im Admin-Bereich: hell, dunkel oder automatisch (wie das Gerät). Gilt auf diesem Gerät für alle Events. Deine Einstellung.
• kellner-settings-<Event> – Wechselgeldrechner an oder aus. Deine Einstellung.
• guest-orders-<Tisch> – Gäste: Liste der von diesem Gerät abgeschickten Bestellungen (Kennung der Bestellung, Status, Uhrzeit), damit sie nach dem Neuladen sichtbar bleiben. Dauer: bis du sie löschst.
• guest-theme:<Seite> – Gäste: hell oder dunkel ohne Flackern. Dauer: bis du sie löschst.

Sitzungsspeicher (sessionStorage) – wird gelöscht, wenn du den Browser-Tab schließt:

• guest-pending-cart – Gäste: Warenkorb beim Wechsel des Tisches.
• austraeger-called-<Tisch> – Gäste: Merker, dass die Servicekraft schon gerufen wurde.
• collapsible-<Bereich> – Admin, Personal und Gäste: welche Bereiche auf- oder zugeklappt sind (z. B. Getränkegruppen, Kassenabschluss, Bestellübersicht).
• kellner-split-<Bestellung> – Kellner*innen: welche Positionen einer Bestellung bei einer Teilzahlung schon bezahlt sind (nur Kennungen und Mengen).

Vercel Speed Insights und Web Analytics setzen keine Cookies (Messung). Du kannst Cookies und Browserspeicher jederzeit in den Einstellungen deines Browsers löschen. Als Personal oder Admin musst du dich danach neu anmelden.

Datensicherheit

Wir schützen deine Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen. Dazu gehören:

• verschlüsselte Übertragung (HTTPS),
• Passwörter, Zugangscodes und Sitzungskennungen nur als Hash,
• strenge Zugriffsbeschränkungen auf dem Server und in der Datenbank: Jede Rolle sieht nur die Daten ihres Events und ihres Aufgabenbereichs,
• die Datenbank in Irland (EU),
• automatisches Unkenntlichmachen und Löschen nach den genannten Fristen,
• Schutz vor automatisierten Anmeldeversuchen.

Kommt es trotzdem zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, gehen wir nach Art. 33 und 34 DSGVO vor. Betrifft sie Event-Daten, informieren wir unverzüglich den Veranstalter. Betrifft sie unsere eigenen Verarbeitungen, melden wir sie der Datenschutzbehörde, wenn ein Risiko für dich besteht. Bei hohem Risiko benachrichtigen wir dich auch direkt.

Musst du uns Daten geben?

Du bist gesetzlich nicht verpflichtet, uns Daten zu geben. Ohne bestimmte Angaben geht es aber nicht:

• Ohne die technischen Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse) kann keine Seite angezeigt werden.
• Ohne Name, E-Mail-Adresse und Nachricht können wir deine Anfrage nicht beantworten.
• Ohne Kontakt- und Rechnungsdaten können wir mit einem Veranstalter keinen Vertrag schließen. Rechnungsdaten müssen wir aus steuerlichen Gründen erfassen.
• Als Personal kannst du ohne deinen Zugang, den der Veranstalter anlegt, nicht im System arbeiten.
• Als Gast kannst du ohne Tisch und Getränke nicht bestellen. Den Tisch erkennt das System am QR-Code. Die Anmerkung ist freiwillig.

Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen und dir gegenüber rechtliche Wirkung haben oder dich ähnlich erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

Für Veranstalter wertet das System aus, wer wie viele Bestellungen kassiert hat und wann jemand zuletzt aktiv war (Personal). Diese Auswertungen dienen dem Ablauf und der Bargeldabrechnung. Entscheidungen über einzelne Personen trifft nur der Veranstalter.

Offene Bestellungen übergibt das System automatisch an eine Kolleg*in. Das passiert nur, wenn die Schicht vorbei ist, die Person seit mindestens 10 Minuten nicht aktiv war und eine Kolleg*in übernehmen kann. Die Übergabe regelt nur, wer eine Bestellung weiter betreut. Das System zieht daraus keine weiteren Schlüsse über die Person.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unser Angebot, unsere Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf https://eventorder.app/datenschutz veröffentlichte Fassung. Wollen wir Daten für einen neuen Zweck verwenden, informieren wir dich vorher. Veranstalter informieren wir über wesentliche Änderungen, die ihre Events betreffen, per E-Mail. Frühere Fassungen bekommst du auf Anfrage.

Stand: 23.09.2026 · Version 2.2